省司法廳關于進一步規范涉外公證執業秩序嚴格執行公證受理程序規定的意見
發布日期：2009-10-19 15:29
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省司法廳關于進一步規范涉外公證執業秩序嚴格執行公證受理程序規定的意見
蘇司通〔2009〕88號 2009年7月13日
各市司法局：
近幾年來，我省個別地區的一些公證機構，在辦理涉外公證業務的過程中，遷就當地部分從事涉外勞務、留學、婚姻、收養、旅游等業務的中介服務機構的需求，違反有關公證委托程序和公證執業管理的相關規定，批量受理部分公證申請，致使相應的審查、核實工作要求難以落實，也給少數違規中介機構和不法人員以可乘之機，極易引發公證質量問題和糾紛。最近，南京市鐘山公證處所發生的嚴重的涉外公證質量事件，也與上述違規受理的業務模式密切相關。目前，違反公證受理程序和公證執業秩序辦理涉外公證事項問題，已引起了省外事認證等部門的關注和質疑，并對全省公證工作的統一性、公信力構成了嚴重威脅。
為此，現就進一步規范全省涉外公證執業秩序，規范與有關涉外中介服務機構工作關系，嚴格執行公證受理程序問題，提出以下工作意見：
一、嚴格執行公證受理程序規定，切實履行對公證事項和材料的審查、核實義務。
公證機構辦理涉外公證業務，應嚴格執行《公證法》、《公證程序規則》有關公證申請與受理的程序規定，同時，也應符合有關公證執業秩序管理的基本要求。公證機構受理公證事項，應同時符合《公證程序規則》第十九條所規定的四項條件。涉外公證的申請人可以根據《公證法》第二十六條的規定，委托異地的有關中介服務機構申辦公證，但收到申請的公證機構，應根據申請人而非受托人的相關情形，審查其是否符合《公證法》第二十五條的規定。對省內有關中介服務機構代理的住所地、經常居住地位于省外的申請人的公證申請，公證機構一律不得受理。特定情形下，對住所地、經常居住地位于省內其他地區的申請人直接提出或委托省內有關中介服務機構代理的公證申請，公證機構可以受理，但必須先經過有關省轄市司法行政機關的嚴格審定。
公證機構受理有關涉外公證申請后，應嚴格按照公證程序規定對公證事項和申請人提供的證明材料履行審查、核實的義務，嚴禁減、省核查程序，嚴禁以對有關中介服務機構所開展的工作聯系取代對申請人本人的必要詢問和審查。
二、試行特定條件下省內跨執業區域受理涉外公證事項的報審制度，嚴格把握有關受理的條件和程序。
《公證法》第二十五條有關自然人、法人或其他組織根據特定情形選擇公證機構提出公證申請的一般性規定，并未限制申請人在特定情形下，自主選擇其他公證機構提出申請。對于不符合該項規定的公證申請，根據公證執業管理的規定，公證機構不得跨執業區域受理，應當及時告知其向符合受理條件的公證機構申辦，符合受理條件的公證機構應當受理。但出現以下特定情形時，可不受此項規定限制：（1）收到申請的公證機構及其公證人員暫不具備辦理涉外公證事項的行業限定條件；（2）因重大自然災害、突發性事件，收到申請的公證機構無法及時辦理；（3）出現不可抗力因素，收到申請的公證機構無力及時辦理；（4）收到申請的公證機構向有關單位、個人調查情況、核實材料嚴重困難。
公證機構接到有關涉外公證申請，因出現上述特定情形無法受理的，在報經所在地區省轄市司法行政機關審查同意后，可不予受理，但應及時向申請人及其代理人說明情況。根據申請人及其代理人的辦證需求，上述省轄市司法行政機關可指定本地區其他公證機構受理其公證申請，也可移交省內其他省轄市司法行政機關指定本地區有關公證機構受理。
三、加強對涉外公證業務活動的監督、指導，進一步完善制度、落實措施，切實規范涉外公證執業秩序。
各地司法行政機關、公證協會應切實履行《公證法》賦予的工作職責，加強對涉外公證業務的監督、指導，督促公證機構進一步強化、優化對涉外業務流程和質量的控制，著力規范公證受理行為，嚴格執行有關公證執業區域規定；著力規范公證機構與有關涉外中介服務機構的工作關系，迅速扭轉違規的業務模式。
各地應嚴格按照本《意見》的要求，結合實際，進一步建立、健全相關工作制度，落實工作措施，集中組織專項的工作檢查和整治，對嚴重違反公證執業管理規定和公證受理程序，跨執業區域受理涉外公證業務的，應及時制止并責令改正，情節嚴重的，應給予相應的行業處分。
為進一步推動此項工作的開展，省廳將加大督查、指導力度，并在年內組織的全省公證質量巡查活動中，增加有關檢查項目，適時地予以督促、指導，并在全省通報有關情況。
各地在執行本《意見》過程中遇到的問題，請及時報告省廳。
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